Pivot -taulukko on pohjimmiltaan tapa poimia tietoja ja esittää ne luettavassa muodossa. Pivot -taulukot ovat loistava tapa tiedustella tietoja ja luoda tietotaulukoita, joita voidaan päivittää, kun raakatiedot muuttuvat!
Työskentelyesimerkki: tarvitset taulukon, joka näyttää seuraavan:
- Kuinka monta asemaa (todellinen kokoaikaisiksi muutettuna) sinulla on yhteensä
- Erotettuna sijainnin otsikon mukaan
- Työllisyysasteen mukaan (Perm/Temp/Casual)
Kun sinulla on raakatiedot, luot pivot -taulukon raakatietoihisi:
- Valitse työkaluriviltä Tiedot> Pivot -taulukko ja pivot -kaavioraportti…
- Napsauta Seuraava
- Tarkista, että pivot -taulukkoon lisättävät tiedot on korostettu Alue
- Napsauta Seuraava
- Jos haluat, että pivot -taulukko näkyy uudessa laskentataulukossa (välilehti), napsauta Valmis. Muussa tapauksessa Jos haluat sen näkyvän samalla laskentataulukolla (eli - tietojen alla), napsauta Olemassa oleva laskentataulukko ja valitse ensimmäinen solu tietojen jälkeen ja napsauta sitten Valmis
Pivot -taulukon luuranko tulee näkyviin.
Jos pivot -taulukon kenttäluettelo (näkyy oikealla, yllä) ei ole näkyvissä, sinun on avattava se:
- Napsauta työkaluriviä hiiren kakkospainikkeella (missä tahansa alla olevassa neliössä):
- Valitse Pivot -taulukko.
- Klikkaus Näytä kenttäluettelo
- Kenttien pitäisi nyt olla näkyvissä ja voit vetää laatikon oikealle lukitaksesi sen paikalleen.
- Vedä seuraavat kentät alueille: Piilotettu suodatinalue: Ei mitään
SARAKKEEN EROTUSALUE: Sijaintityyppi
RIVIEROTUSALUE: Aseman otsikko
PERUSTIETOALUE: Todellinen kokoaikaisiksi muutettuna
- Jos haluat muuttaa peruskentän summaksi, napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella (ympyröity alla):
Valitse Kenttäasetukset…
Valitse Summa.
Klikkaus Määrä…
Valitse Määrä ja 2 desimaalia napsauta sitten OK.
Tiedot olisi pitänyt muuttaa desimaaleiksi.
- Voit järjestää Paikkatyyppi-sarakkeet uudelleen seuraavasti: Napsauta hiiren kakkospainikkeella Satunnainen> Järjestys> Siirrä loppuun
Sinulla on nyt valmis taulukko sarakkeilla Pysyvä, Väliaikainen, Satunnainen.
 |  |
Seuraava vaihe on vetää tarvittavat kentät taulukon luomiseen tarvittaviin taulukkoalueisiin. Pivot -taulukon rakenne on seuraava:
Alueiden tyypillinen käyttö:
Piilotettu suodatinalue: Toistuvasti rahoitettujen positioiden suodatin
SARAKKEEN EROTUSALUE: Tehtävän tyyppi, työsuhteen tyyppi, työsuhteen perusta, luokittelu
RIVIEROTUSALUE: Organisaatioyksiköt, sijainnit, sijainnin otsikot
PERUSTIETOALUE: Päälaskelmat, kokoaikaisiksi muutettuna
Pivot -taulukon pitäisi näyttää tältä:
Huomaa, että perustietojen oletusarvo on "Count of FTE". Tämä tarkoittaa, että jokainen asema on laskettu yhdeksi epäolennaiseksi FTE -arvosta. Jos peruskenttä olisi Henkilömäärä, tämä olisi oikein (koska kaikki arvot olisivat 1), mutta ne ovat FTE -arvoja ja ne vaativat summan, ei laskentaa.
Näistä kahdesta opetusohjelmasta (kaksi osaa) opit muutamia hienoja vinkkejä pivot -taulukoista:
1) Tyhjien arvojen täyttäminen nollilla:Napsauta perustietokenttää hiiren kakkospainikkeella (ympyröity alla)
Valitse Pöytävaihtoehdot… Kirjoita 0 tyhjiin soluihin, näytä (ympyröity alla)
Napsauta OK.
Kääntöpöydän olisi nyt pitänyt korvata aihiot nollilla.
2) Totals -sarakkeen piilottaminen:
Napsauta perustietokenttää hiiren kakkospainikkeella ("Summa of FTE" edellä)
Valitse Pöytävaihtoehdot… Poista valinta Rivien kokonaissumma (ympyröity alla)
Summat -sarake olisi nyt pitänyt poistaa.
3) Piilotetun suodattimen lisääminen pivot -taulukkoon:Vedä suodattimen sisältävä kenttä piilotetun datasuodattimen alueelle (eli - organisaatioyksikön taso 04)
Valitse organisaatioyksikön suodatin napsauttamalla alanuolta. Valitse tarvittava suodatin (eli - urheilu ja vapaa -aika)
Pivot -taulukko näyttää nyt vain ne paikat organisaatioyksikön tasolla 04, Urheilu ja vapaa -aika.
4) Vain valittujen sijaintien otsikoiden näyttäminen:
Napsauta alanuolta valitaksesi Aseman otsikko suodattaa
Valinnan helpottamiseksi vedä luetteloa ulospäin, jotta enemmän paikkoja on näkyvissä
Jos luettelossa on monia arvoja ja haluat vain muutaman, poista valinta Näytä kaikki (näkyy alla) kaikkien arvojen valinnan poistamiseksi
Valitse sijainnit, jotka haluat näyttää taulukossa. (eli - urheilijat ja esimiehet)
Napsauta OK
Pivot -taulukon pitäisi nyt sisältää vain urheilijoita ja johtajia.
5) Näytä sijaintityyppien prosenttiosuudet kullekin sijainnille:
Napsauta perustietokenttää hiiren kakkospainikkeella (tässä tapauksessa "Summa of FTE")
Valitse Kenttäasetukset…
Klikkaus Valinnat>>
Valitse % rivistä varten Näytä tiedot muodossa
Napsauta OK.
Huomautus: Tässä luettelossa on myös vaihtoehtoja % sarakkeesta ja % kokonaismäärästä jälkimmäinen on erittäin hyödyllinen.
Pivot -taulukko näyttää nyt prosentit, mutta riveillä, joilla ei ole sijaintia, voi olla virhearvoja (koska et voi jakaa nollalla!).
6) Virheiden poistaminen pivot -taulukosta:Napsauta perustietokenttää hiiren kakkospainikkeella (tässä tapauksessa "Summa of FTE")
Valitse Pöytävaihtoehdot…
Tulla sisään 0 kohdassa Virhearvot, näytä laatikko
Napsauta OK.
Kaikki virheet pitäisi nyt korvata nollilla.
