Kaaviomalli on tiedosto, joka sisältää aiemmin luodun kaavion värit, asettelun, muotoilun ja muut asetukset myöhempää käyttöä varten. Pohjimmiltaan sen avulla voit käyttää samoja kaavioparametreja uudelleen sekä uusiin että olemassa oleviin kaavioihin vain muutamalla napsautuksella, jolloin sinun ei tarvitse luoda sitä joka kerta.
Tässä artikkelissa opit kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää kaaviomallien käyttämisestä Excelissä.
Miksi kaaviomallit ovat niin uskomattoman hyödyllisiä
Kaavamallit tuovat pöytään pääasiassa kaksi asiaa: automaation ja johdonmukaisuuden.
Oletetaan, että sinulla on pieni elektroniikkakauppa. Luonnollisesti siihen kuuluu säännöllinen kuukausittaisten myyntiraporttien kokoaminen kysynnän seuraamiseksi. Mutta koska uusia tietoja tulee joka kuukausi, saman kaavion laatiminen jokaisen kerran ikävän prosessin läpi tuntuu väistämättömältä, eikö?
Ei kaaviomallien kanssa. Sen sijaan, että piirtäisit raportin uudestaan ja uudestaan, voit säästää paljon aikaa ja vaivaa suunnittelemalla uudelleenkäytettävän mallin.
Lisäbonuksena tämä Excel -ominaisuus edistää johdonmukaisuutta organisaatiossasi, koska kaikki käyttävät identtistä suunnitelmaa tietojensa visualisointiin.
Siirrytään teoriasta käytäntöön.
Harkitse seuraavia tietoja, jotka kuvaavat yrityksen heinäkuun myyntilukuja:
Tietojen visualisoimiseksi valitsemme klusteroidun sarakekaavion. Tässä on Excelin tarjoama laaja valikoima sisäänrakennettuja visualisointityökaluja:
Voimme tehdä paljon parempaa, eikö niin? Mukautetaan kaavio tekemään siitä informatiivisempi ja värikkäämpi.
Nyt myyntiraportti näyttää hyvältä. Minulla kesti kuitenkin monia toimia, jotta raportti muuttuisi tylsästä houkuttelevaksi. Kuvittele, että olet jumissa tekemässä sitä joka kuukausi.
Tässä kohtaa Excel -kaaviomallit velvollisia tekemään kaiken ikävän likaisen työn puolestasi automatisoimalla koko prosessin!
Lisäksi tämän kätevän työkalun hallitseminen kestää alle viisi minuuttia, poistamalla lisäarvoa tuottamattomat tehtävät yhtälöstä ja säästämällä lukemattomia tunteja pitkällä aikavälillä.
Kaaviomallin luominen
Ensin sinun on luotava perusta: valmistele mukautettu kaavio, jota käytetään tulevana mallina.
Kun kaavion lopullinen versio on valmis, napsauta kaavioaluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Tallenna malliksi”Näkyviin tulevasta valikosta.
The Tallenna kaavion malli -valintaikkuna avautuu heti. Nimeä kaaviomalli valintaikkunassa ja napsauta "Tallentaa.”
Tässä vaiheessa luodaan CTRX -tiedosto, joka sisältää kaavion mallitiedot.
Ta-da! Olet juuri tallentanut ensimmäisen Excel -kaavamallisi!
Kaaviomallin käyttäminen
Toinen kuukausi on kulunut, mikä tarkoittaa, että mahdollisuus testata mallisi on vihdoin tullut. Harkitse elokuun myyntiraportin tietoja:
Tästä lähtien ei enää tarvitse rakentaa samoja kaavioita tyhjästä-on aika ottaa käyttöön raskas tykistö soveltamalla tallennettua kaavamallia kyseisiin tuoreisiin tietoihin.
- Korosta kaaviotietosi.
- Siirry kohtaan Lisää välilehti.
- Klikkaus "Katso kaikki kaaviot.”
Kohteessa Lisää kaavio Lataa kaavion malli:
- Vaihda kohtaan Kaikki kaaviot välilehti.
- Valitse vasemmasta sivupalkista "Mallit.”
- Kohteessa Mallit -välilehdellä, valitse kaaviomalli.
- Klikkaus "OK.”
Nyt näyttöön tulee täysin mukautettu kaavio, joka perustuu malliin. Katso esimerkki alla olevasta äskettäin luodusta kaaviosta:
Mutta siinä on muutakin.
Voit tehdä saman myös olemassa olevilla kaavioilla. Aina kun haluat käyttää kaavamalliasi toiseen kaavioon, noudata alla olevia yksinkertaisia ohjeita.
Aloita napsauttamalla kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Muuta kaavion tyyppiä.”
Kohteessa Muuta kaavion tyyppiä Siirry valintaikkunaan Kaikki kaaviot välilehti ja lataa kaaviomalli (Mallit> Valitse malli> OK).
Kaaviomallin lisääminen tai poistaminen
Omien kaaviomallien luomisen lisäksi Excelin avulla voit tuoda kolmannen osapuolen kaaviomallitiedostoja ja käyttää niitä projekteissasi.
Siirry ensin Kaaviot kansio, joka tallentaa kaikki tietokoneen CTRX -tiedostot.
Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Lisää kaavio/Muuta kaaviotyyppiä avaa Mallit välilehti ja napsauta "Hallinnoi malleja.”
Toinen tapa edetä on avata kansio manuaalisesti, joka sijaitsee yleensä täällä tietokoneellasi:
C: \ Käyttäjät \[Sinun käyttäjä nimesi]\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \ Charts
Kun olet avannut Kaaviot kopioi CTRX -tiedosto, joka sisältää kaavamallin, jonka haluat lisätä tähän kansioon, ja olet valmis. Se on niin yksinkertaista.
Päinvastoin, voit poistaa minkä tahansa mallin poistamalla vastaavan CTRX -tiedoston.
Edistyneet Excel -kaaviomallit
Ei vieläkään vaikuttunut?
Tässä artikkelissa juoksevana esimerkkinä käytetty myyntiraportti ei ole läheskään yhtä aikaa vievää kuin edistyneet Excel-kaaviot, kuten mittarikaaviot tai lämpömittarikaaviot, joiden kokoaminen vie yleensä paljon enemmän aikaa ja vaivaa.
Onneksi kaavamallien osalta mitä monimutkaisempi kaavio on, sitä suurempi voitto. Joten jos olet rakentanut edistyneen Excel -kaavion, älä unohda tallentaa sitä mallina, ja se on käytettävissä aina, kun sitä tarvitset.
Siinäpä se tälle päivälle. Sinulla on nyt kaikki tiedot, joita tarvitset kaavamallien mahdollisuuksien vapauttamiseksi Excelissä.
