Aikajanakaavion luominen Excelissä

Tämä opetusohjelma osoittaa, miten aikajanakaavio luodaan kaikissa Excel -versioissa: 2007, 2010, 2013, 2016 ja 2022.

Aikajanakaavio (tunnetaan myös virstanpylväskaaviona) on kaavio, joka käyttää lineaarista asteikkoa havainnollistamaan tapahtumasarjaa aikajärjestyksessä.

Kaavion tarkoituksena on näyttää siististi saavutettavat (tai saavutetut) virstanpylväät, kunkin tehtävän suorittamiseen varattu aika ja tietyn projektin yleinen edistyminen.

Kun kaikki nämä tiedot on kerätty yhteen paikkaan, virstanpylväskaavioita on käytetty laajalti projektinhallinnassa vuosia kätevänä työkaluna suunnittelussa, strategioinnissa ja työnkulun optimoinnin määrittämisessä.

Tätä kaaviotyyppiä ei kuitenkaan tueta Excelissä, joten sinun on rakennettava se alusta alkaen noudattamalla alla olevia ohjeita. Älä myöskään unohda tarkistaa Chart Creator -laajennusta, joka on tehokas työkalu, joka yksinkertaistaa Excel-edistyneiden kaavioiden luomisen työlästä prosessia muutamalla napsautuksella.

Tässä perusteellisessa, vaiheittaisessa opetusohjelmassa opit luomaan tämän täysin muokattavan aikajanakaavion Excelissä alusta alkaen:

Päästä alkuun

Ensinnäkin tarvitsemme raakadataa työskennelläksemme. Esimerkkinä oletetaan, että sinut asetettiin pienen joukkueen johtajaksi, joka oli jumissa keskellä mobiilisovelluksen kehittämistä. Määräajan lähestyessä sinulla ei ole aikaa tuhlata vähäpätöisiin asioihin ja sinun on ryhdyttävä toimiin heti.

Yrittäessäsi mitoittaa sitä, mihin olet joutunut, ryhdyt piirtämään aikajanakaavion käyttämällä seuraavia tietoja:

Jotta voisimme sopeutua omiin tietoihisi vastaavasti, puhumme hieman enemmän jokaisesta taulukon elementistä.

• Ajanjakso: Tämä sarake sisältää aikataulun tietotarrat.
• Vaihe: Tämä sarake edustaa tärkeimpiä virstanpylväitä.
• Aukioloajat: Tämä sarake kuvaa kullekin edistymispisteelle varattujen tuntien määrää ja määrittää kunkin kaavion virstanpylvään viivan korkeuden.
• Käytetyt tunnit: Tämä sarake havainnollistaa tietyn virstanpylvään todellisia tunteja.
• Edistyminen: Tämä sarake sisältää tietomerkit, jotka osoittavat kunkin virstanpylvään edistymisen.

Kun olet selvittänyt kaaviotietosi, sukellamme hiekkaan.

Vaihe 1: Määritä auttajasarake.

Luo heti lepakko, luo tyhjä sarake nimeltä "Helper" (sarake F) ja täytä sarakkeen solut nollilla, jotta voit sijoittaa aikataulun kaavion käyrän alareunaan.

Vaihe 2: Luo viivakaavio.

Piirrä nyt yksinkertainen viivakaavio käyttämällä kaavion tietoja.

1. Korosta kaikki arvot sarakkeissa Ajanjakso ja Auttaja pitämällä painettuna Ctrl avain (A2: A9 ja F2: F9).
2. Siirry kohtaan Lisää välilehti.
3. Klikkaa "Lisää viiva- tai aluekaavio”-Painiketta.
4. Valitse "Linja.”

Vaihe 3: Luo kaksi muuta tietosarjaa.

Kun viivakaavio tulee näkyviin, lisää loput tiedot manuaalisesti sekoitusten välttämiseksi-kuten sanonta kuuluu: jos haluat tehdä jotain oikein, tee se itse.

Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Valitse Data”Valikosta.

Napsauta seuraavaksi "Lisätä”Avaa Muokkaa sarjaa valintaikkuna.

Luo valintaikkunassa Sarja “Tunnit”Seuraavista kaaviotiedoista:

1. "Sarjan arvot, ” korosta kaikki arvot sarakkeessa Tunnit (C2: C9).
2. "Sarjan nimi,”Valitse vastaava sarakkeen otsikko (C1).
3. Klikkaus "OK.”

Täsmälleen samalla tavalla, suunnittelu Sarja "Käytetyt tunnit":

1. "Sarjan arvot, ” valitse kaikki Käytetyt tunnit arvot (D2: D9).
2. "Sarjan nimi,”Korosta vastaava sarakkeen otsikko (D1).

Kun olet tuonut kaikki tiedot virstanpylväskaavioon, sen pitäisi näyttää tältä:

Vaihe 4: Vaihda äskettäin luodun tietosarjan kaaviotyyppi.

Pohja on luotu, joten voit jatkaa näiden kahden datasarjan muuntamista sarakkeiksi.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kahdesta rivistä Sarja "Tunnit" ja Sarja "Käytetyt tunnit" ja valitse "Vaihda sarjan kaavion tyyppi.”

Kerran Muuta kaavion tyyppiä ikkuna avautuu, toimi seuraavasti:

1. Varten Sarja "Tunnit" ja Sarja "Käytetyt tunnit" muuta "Kaavion tyyppi"Kohtaan"Ryhmittynyt sarake.”
2. Tarkista "Toissijainen akseli”Laatikko molemmille.

Vaihe 5: Lisää mukautettuja datatarroja.

Seuraava askeleemme on lisätä jokaista vaihetta kuvaavat tietomerkinnät. Aloita valitsemalla Sarja "Tunnit" (mikä tahansa oranssista sarakkeesta) ja valitse "Lisää datatarrat.”

Napsauta nyt mitä tahansa datatarraa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile datatarrat.”

Kohteessa Muotoile datatarrat korvaa oletusdatatunnisteet vastaavilla arvoilla sarakkeesta Vaiheet (sarake B):

1. Siirry kohtaan Etiketti Asetukset -välilehti.
2. Tarkista "Arvo soluista”Laatikko.
3. Korosta kaikki sarakkeen arvot Vaihe (B2: B9).
4. Klikkaus "OK.”
5. Poista valinta "Arvo”Laatikko.

Vaihe 6: Luo mukautettuja virhepalkeja.

Nyt on aika suunnitella pystysuuntaiset katkoviivat, jotka merkitsevät kullekin vaiheelle varattuja tunteja. Mutta sarakkeet, jotka meillä on, eivät sovi lasku-Exceliin, eivät vain anna sinun tehdä niistä tarpeeksi ohuita.

Siellä virhepalkit tulevat kohtaukseen pelastaakseen päivän.

1. Valitse mikä tahansa oranssista sarakkeesta Sarja "Tunnit".
2. Siirry kohtaan Design välilehti.
3. Lyö "Lisää kaavion elementti”-Painiketta.
4. Klikkaus "Virhepalkit.”
5. Valitse "Lisää virhepalkkivaihtoehtoja.”

Kohteessa Muoto Virhepalkit muokkaa tehtäväpalkkia seuraavasti:

1. Vaihda kohtaan Virhepalkin asetukset välilehti.
2. Alla "Suunta,"Valitse"Miinus.”
3. Alla "Lopputyyli,"Valitse"Ei korkkia.”
4. Alla "Virheen määrä," aseta Prosenttiosuus arvo "100%.”

Käännä samassa tehtäväruudussa virhepalkit tarvittaviksi katkoviivoiksi noudattamalla näitä yksinkertaisia ​​ohjeita:

1. Vaihda kohtaan Fill & Line välilehti.
2. Alla "Linja,"Valitse"Yhtenäinen viiva.”
3. Klikkaa "Ääriviivan väri”Kuvake ja valitse tummansininen.
4. Aseta Leveys kohteeseen "3pt.”
5. Muuta Viivan tyyppi kohteeseen "Pitkä viiva.”

Vaihe 7: Aseta sarakkeet päällekkäin.

Kun olet määrittänyt virhepalkit onnistuneesti, sinun on tehtävä sarakkeet hieman päällekkäisiä. Voit tehdä tämän napsauttamalla mitä tahansa saraketta hiiren kakkospainikkeella Sarja "Tunnit" (oranssit sarakkeet) ja napsauta "Muoto datasarja.”

Kohteessa Muoto datasarja tehtäväruudussa, toimi seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Sarja -asetukset välilehti.
2. Lisääntyä "Sarjan päällekkäisyys"Kohtaan"50%.”Säädä tarvittaessa tätä arvoa säätääksesi sarakkeiden päällekkäisyyttä.

Vaihe 8: Väritä sarakkeet uudelleen.

Tässä vaiheessa aikajanakaavio vaatii hieman hienosäätöä, joten käsittelemme ensin värimaailmaa.

Oranssit sarakkeet ovat palvelleet meitä hyvin, mutta emme enää tarvitse niitä näkyvissä kaaviossa. Koska niiden yksinkertainen poistaminen pilaa kaavion, sarakkeiden läpinäkyvyys on oikea tapa romahtaa taustalla oleva rakenne.

1. Samassa Muoto datasarja tehtäväruudussa, siirry kohtaan Fill & Line välilehti.
2. Alla "Täyttää,"Valitse"Ei täyttöä.”

Yksi alas, yksi menemään. Tee muut tietosarjat (Sarja "Käytetyt tunnit") värikkäämpiä valitsemalla väripaletista kirkkaampi vaihtoehto masentavalle harmaalle.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa saraketta Sarja "Käytetyt tunnit" ja avaa Muoto datasarja tehtäväruutu.
2. Kohteessa Fill & Line -välilehti, aseta Täyttää kohteeseen "Kiinteä täyttö.”
3. Avaa väripaletti ja valitse oranssi.

Se on paljon parempi, eikö niin?

Vaihe 9: Lisää edistymisarakkeiden datatunnisteet.

Aikajanakaavion hiomiseksi voit nyt lisätä toisen joukon datatarroja seurataksesi kunkin tehtävän edistymistä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa saraketta Sarja "Käytetyt tunnit" ja valitse "Lisää datatarrat.”

Kun olet siellä, napsauta mitä tahansa datatarraa hiiren kakkospainikkeella ja avaa Muotoile datatarrat tehtäväruutu. Lisää sitten tarrat kaavioon:

1. Siirry kohtaan Tarra -asetukset välilehti.
2. Tarkista "Arvo soluista”Laatikko.
3. Korosta kaikki sarakkeen arvot Edistyminen (E2: E9).
4. Klikkaus "OK.”
5. Poista valinta "Arvo”Laatikko.
6. Alla "Tarran sijainti,"Valitse"Pohjan sisällä.”

Käännä nyt samassa tehtäväruudussa mukautettuja datatarroja 270 astetta, jotta ne mahtuvat sarakkeisiin.

1. Siirry kohtaan Koko ja ominaisuudet välilehti.
2. Muuta "Tekstin suunta"Kohtaan"Kierrä koko tekstiä 270 °.”
3. Säädä tekstin paino ja väri niin, että se näkyy paremmin (Koti > Fontti). Saatat myös joutua muuttamaan kaavion kokoa tietojen päällekkäisyyden välttämiseksi (vedä kaavion käyrät kaaviokaavion sivuilla).

Näillä tiedoilla saat nopeasti selkeän kuvan tapahtumista.

Vaihe 10: Puhdista kartta -alue.

Teknisesti sinulla on virstanpylväsdiagrammi, mutta suoraan sanottuna se näyttää hieman sotkuiselta. Joten ennen kuin kutsumme sitä päiväksi, päästä eroon tarpeettomista kaavion elementeistä ja säädä muutamia pieniä yksityiskohtia siellä täällä.

Napsauta ensin hiiren kakkospainikkeella ensisijaista pystysuoraa akselia ja valitse "Poistaa.”Samoin ruudukkoihin.

Napsauta tämän jälkeen toissijaista pystysuoraa akselia hiiren kakkospainikkeella ja avaa Muotoile akseli välilehti. Siirry kohtaan Akselivaihtoehdot välilehti ja alla "Tick ​​-merkit,"Vaihda molemmat"Päätyyppi"Ja"Pieni tyyppi"Kohtaan"Sisällä.”

Sulje tehtäväruutua, valitse ensisijainen vaaka -akseli, avaa Fill & Line välilehti ja muuta "Linja"Kohtaan"Ei linjaa.”

Lisää lopuksi toissijaisen pystysuoran akselin otsikko, jotta virstanpylväskaaviosta tulee informatiivisempi.

1. Valitse kaaviokaavio.
2. Siirry kohtaan Design välilehti.
3. Klikkaa "Lisää kaavion elementtejä”-Painiketta.
4. Valitse "Akselin otsikot.”
5. Valitse "Toissijainen pystysuora.”

Muuta toissijaisen pystysuoran akselin otsikko ja itse kaavio sopimaan kaaviotietoihisi, ja olet juuri ylittänyt maaliviivan-hurraa!

Tämän upean aikajanakaavion avulla työkaluvyölläsi, riippumatta siitä, kuinka kivoja asioita saattaisi tapahtua, voit aina pitää silmäsi suuressa kuvassa joutumatta päivittäiseen työnkulkuun.